Zgodba Alenke Fic Mikolič
V Mikrocop sem prišla po naključju. Kot študentka. Za dva tedna. Ker je šla tajnica na dopust. Na smučanje. To so bili časi, ko je bilo treba v glavni pisarni dvigovati telefon, ker telefon je bil glavni kanal komunikacije.
Ni bilo Teamsov, ni bilo Slacka, ni bilo aplikacij, ki bi ti namesto tebe sprejele klic. Telefon in papir, to je bilo to. In papirja je bilo ogromno: pošta, računi, dostave, spet pošta. Bili so časi, ko so stranke še hodile osebno na Gregorčičevo, kjer je bila prodaja, računovodstvo, kadrovska in majhna pisarna, prežeta z vonjem tonerja in kartona.
Medtem so v kleti Gradisove stavbe že brneli skenerji in mikrofilmske naprave, v zgornjem nadstropju pa so pridno indeksirali dokumente. Mikrocop je bil takrat razdeljen med dve lokaciji in en svet.
Ko se je tajnica vrnila, se ni končal samo njen dopust, začele so se priprave na selitev v poslovno stavbo Gradis. In ker internet še ni bil ravno domač vsakemu podjetju, smo morali vse stranke obvestiti o spremembi naslova po navadni pošti. Ja, pošta. Z znamko. Fizično.
Ko smo končno opravili selitev, so rekli, da me še rabijo. Ker se je bližal prvi novičnik. Vse smo morali izvesti ročno — tiskati, rezati, pakirati. In potem še prva konferenca, za katero je bilo treba vsa gradiva natisniti in spiralno vezati: vabila, izročke, prezentacije, vse. Za približno sto udeležencev. Zraven pa še letake Kodaka, ki je bil takrat naš glavni partner.
Mikrocop je bil dobro organiziran ročni stroj: vsi smo držali vsak svoj zobnik, da je stvar tekla. Vodstvo mi je predlagalo, da ostanem še za skrajšan delovni čas. Kar je meni, priznam, zelo ustrezalo — študirala sem diplomacijo, služba pa je bila ravno prav fleksibilna.
Največ sem takrat delala z direktorjem razvoja, ravno v času, ko smo razvijali Arhiviraj.si. To ni bila samo rešitev — to je bil začetek nove dobe. Z njo so prišli varnostni standardi, hišni redi, politike, prvi resni revizorji NLB in en kup dokumentacije.
In kako so bili tisti revizorji izkušeni…! Enkrat je eden od njih stal za vogalom in počakal, da je šla tajnica na WC. Ko se vrata še niso čisto zaprla, je vstavil nogo in vstopil v prostore. Neavtoriziran dostop! In nas je lovil na to. Ja, takrat si se pri varnosti naučil vsega — tudi tega, da so revizorji hitrejši od vrat.
Sčasoma smo morali prevesti celoten program Arhiviraj.si, kar je prineslo precejšnje stroške. Vodstvo je ugotovilo, da rabi poslovno analitiko. Direktor razvoja je prišel do mene z ogromno knjigo o Excelu in rekel: »Nauči se vrtilne tabele. Rabimo jih.«
Do takrat nisem vedela, kaj točno Excel sploh zmore. In tako sem naredila svoj prvi nabor poročil: ure serviserjev, kilometri, poti, prihodki, stroški — kompletna operativna rentgenska slika podjetja. Takrat je bil Mikrocop še zelo servisno naravnan, skoraj polovica prihodkov je prihajala iz servisiranja in prodaje skenerjev ter rezervnih delov.
Ko je kadrovica odšla na dolgotrajno bolniško, so mi preprosto rekli: »Lahko prevzameš še kadre?« Nisem imela pojma o kadrovanju. Niti malo. Poklicala sem ZZZS in jih prosila, naj mi povedo, kako sploh nekoga pravilno zaposliš. In pomagali so. Prijazno, korak za korakom. Takrat so bili osebni stiki pomembni — in prijaznost se je vedno vračala.
Učila sem se sproti, “on the job” — kakšen obrazec, kakšna prijava, kaj je pravilen postopek, kako se odpove pogodba, kako se uredi dokumentacija. In šlo je.
Ob tem sem še vedno verjela, da me po končani fakulteti čaka diplomacija. A diplomatska služba je imela drugačne načrte, Mikrocop pa me je želel obdržati. Dogovor je bil: ostanem za kratek čas. Iz kratkoročnega pa je, kot v dobrih romantičnih filmih, nastalo dolgoročno — in tega takrat res nisem pričakovala.
Ko sem se zaposlila, o podjetništvu nisem vedela nič. S fakultete prideš poln znanja, a o podjetju, stroškovnih mestih, bilancah, obračunih plač in potnih stroških veš… nič. Postopoma sem se naučila brati finančne analize, delati pokalkulacije, razumevati, kaj v poslovanju res šteje.
Največjo spremembo pa je prinesel odhod direktorja Ljuba Koritnika in prihod Simone Kogovšek. Ljubo je podjetje vodil toplo, družinsko, z veliko zaupanja. Njegov stil je ljudi navdihoval, a je bil bolj “umetniški” in ne strogo sistematičen.
Simona je prinesla strukturo, planiranje, spremljanje kazalnikov, stroškovno učinkovitost. Mikrocop je prvič dobil pravi poslovni načrt in mesečne izkaze. Tisto, kar je bilo prej malo »umetniško«, je postalo organizirano in merljivo.
Hkrati pa je prinesel razvoj Arhiviraj.si in kasneje Brezpapirja.si ogromen stroškovni skok. Prej je Mikrocop zelo dobro posloval in na denar ni bilo treba posebej paziti. Z razvojem rešitve pa so stroški rasli, prihodki pa ne. Prvič smo morali razmišljati drugače.
Po firmi je celo krožil strip o tem, kako je direktor prvič omejil nabavna pooblastila vodjem… in kako so to omejitev »obšli« z več zaporednimi naročili nižjih zneskov. Čista klasika: želja po optimizaciji sreča kreativnost ekip.
Leta 2016 smo začeli razvijati InDoc EDGE. Potrebovali smo rešitev, ki bi združila vse: Arhiviraj.si, Brezpapirja.si, nove procese, boljšo organizacijo. Redne koordinacije, strukturirani sestanki — razvoj je trajal dolgo, a rezultat je navdušil.
A ko je rešitev končno ugledala luč sveta, je požela navdušenje in našla prve uporabnike — med njimi odvetniško pisarno Nataše Pirc Musar, zdajšnje predsednice Republike Slovenije. To je bil nov mejnik: začetek prave transformacije v IT podjetje.
Podjetje se je postopoma transformiralo. Najprej so se razmerja študenti–zaposleni obrnila v prid zaposlenih. Zaradi varnosti, stabilnosti in manj napak. Potem se je začel še drugi veliki obrat: iz storitev v IT. Danes je večina zaposlenih iz IT-ja, storitveni del je manjši. In to je logično — Mikrocop je danes IT razvojno podjetje.
V tem času sem od blizu spremljala prekvalificiranja, učne procese, prehode, rast posameznikov. To so bili veliki premiki, ki so se zgodili postopoma, organsko in z veliko učenja. Mikrocop je rasel, ljudje smo rasli z njim.
Prihodnost bo prinesla še več sprememb — predvsem zaradi umetne inteligence. Del nalog se bo avtomatiziral, procesi bodo hitrejši. Hibridno delo je že zdaj spremenilo odnose: manj se vidimo, manj se poznamo, več delamo od doma.
A verjamem, da je največji kapital še vedno v odnosih. V tem, da si vzamemo čas drug za drugega. Da ohranjamo komunikacijo. Da ostanemo ljudje.
In v prihodnje si želim predvsem to: da Mikrocop še naprej posluje tako, da so zadovoljni vsi — stranke, partnerji, zaposleni in lastniki. Ker to je edina formula, ki res deluje.