Zakulisje ekipe poslovnih rešitev Mikrocopa
Ob 50-letnici Mikrocopa ne govorimo le o tehnologiji, temveč o ljudeh, znanju in načinu dela, ki podjetje gradijo že desetletja. Ekipa poslovnih rešitev je tista, ki InDoc EDGE vsak dan prenaša v realna poslovna okolja naročnikov - v procese, ki morajo delovati zanesljivo, varno in dolgoročno.
V pogovoru z ekipo smo pogledali v zakulisje implementacij: kako potekajo projekti, kje nastajajo največji izzivi in zakaj naročniki Mikrocop pogosto dojemajo kot partnerja, ne le dobavitelja.
Ekipa, ki združuje vsebino in tehnologijo
Ekipo poslovnih rešitev sestavljajo različni profili, ki se pri projektih nenehno prepletajo. Na eni strani so vodje projektov in analitiki, ki razumejo poslovni kontekst, zahteve naročnika in vsebino dokumentov. Na drugi strani so procesni arhitekti, ki te zahteve prevedejo v delujoče procese znotraj sistema InDoc EDGE.
Tatjana Jaklič, vodja enote, pojasnjuje: »V grobem imamo dva profila - vodje projektov, ki so zelo blizu stranki in vsebini, ter procesne arhitekte, ki so bolj tehnično usmerjeni. A v praksi se te vloge zelo prepletajo, vsi moramo razumeti tako procese kot dokumente.«
Ključ do uspeha ni delitev vlog, temveč način sodelovanja. Projekti se začnejo s planom, a se na dnevni ravni prilagajajo realni dinamiki.
Kako v resnici poteka implementacija
Tipičen projekt se redko začne z vsemi odgovori. Velik del razumevanja se zgodi šele, ko naročnik rešitev vidi v praksi.
Sebastjan Zemljak poudarja pomen zgodnje demonstracije: »Zelo hitro pokažemo osnovno rešitev. Ko naročnik začne sistem uporabljati, se pogovor premakne iz teorije v prakso.«
Namesto slepega sledenja ponudbi se projekt razvija skozi dialog. Ekipa prinaša dobre prakse iz drugih okolij, hkrati pa se prilagaja realnim potrebam naročnika. Cilj ni popolna skladnost s prvotnim načrtom, temveč rešitev, ki v praksi deluje.
Prilagoditve, migracije in realnost projektov
Odnos do standardnih rešitev je odvisen od področja. Pri sistemskih dokumentih, kjer veljajo ISO standardi in regulativa, ekipa praviloma vztraja pri preverjenih rešitvah. Drugje, na primer pri likvidaciji računov ali internih pravilih, so prilagoditve pogostejše zaradi integracij in obstoječih procesov.
»Pri sistemskih dokumentih rešitve praktično ne spreminjamo. Na drugih področjih pa že vemo, da bodo prilagoditve nujne,« pojasnjuje Tatjana Jaklič.
To se še posebej pokaže v projektih s kratkimi roki ali povišanim tveganjem. V takih primerih standard pogosto pomeni stabilnost, prilagoditve pa se uvajajo fazno.
»Če bi v časovno omejenih projektih preveč spreminjali preverjeno rešitev, bi tvegali rok in stabilnost,« dodaja Andreja Vehar.
Migracije so pri tem ena najbolj občutljivih faz. Prehod na nov sistem pogosto pomeni, da je naročnik s prejšnjim dobaviteljem že prekinil sodelovanje in nima več popolnega dostopa ali podpore.
»Stranka ima ob migraciji pogosto že za sabo veliko negotovosti, zapletov in pogajanj. Naša naloga je, da iz tega, kar dobimo, naredimo varno in smiselno rešitev,« poudarja Tatjana.
Podatki zato niso vedno idealno pripravljeni. Del informacij je treba dopolniti, del rekonstruirati, včasih pa se je treba sprijazniti z omejitvami. Fokus ekipe ni v iskanju krivca, temveč v realni presoji, kaj je mogoče narediti takoj in kaj kasneje.
Ljudje pred sistemom
Če so migracije tehnični izziv, je sprememba načina dela predvsem človeški proces. Zamenjava sistema pomeni vstop v neznano, še posebej za uporabnike, ki so leta delali v istem okolju.
»Migracija pomeni tudi spremembo načina dela. Ta strah je pri uporabnikih zelo izrazit,« opozarja Tatjana Jaklič.
Zato ekipa ključne uporabnike v projekt vključuje zelo zgodaj. Rešitev spoznajo še pred produkcijo, sodelujejo pri oblikovanju procesov in se nanjo postopno navadijo. Cilj ni le tehnično uspešen prehod, temveč občutek varnosti in nadzora.
Idealna postava na strani naročnika in realnost projektov
Uspeh implementacije je v veliki meri odvisen tudi od sodelovanja na strani naročnika. V idealnem primeru projekt vključuje tri ključne vloge: vsebinskega poznavalca procesov, osebo z mandatom in podporo vodstva ter sogovornika z osnovnim tehničnim razumevanjem, ki zna povezati poslovne zahteve s sistemom.
Takšna postava omogoča hitrejše odločanje, jasnejšo komunikacijo in boljšo povezavo med poslovnimi cilji ter tehnično izvedbo. V praksi pa se pogosto izkaže, da idealni pogoji niso vedno izpolnjeni. V večjih organizacijah je v projekt vključenih več oddelkov brez enotnega pregleda, v manjših pa pogosto manjka IT podpora, zato naročniki pričakujejo več vodenja in usmerjanja s strani izvajalca.
Ekipa poslovnih rešitev se teh razlik zaveda in projekte vodi v skladu z realnim stanjem, ne idealnimi predpostavkami. Namesto iskanja manjkajočih vlog se osredotoča na to, kar je na voljo, ter z razlago, podporo in jasnimi dogovori zapolni morebitne vrzeli.
Tatjana Jaklič: »Ključno je, da je na strani naročnika človek, ki si novo rešitev res želi in je zanjo tudi zagnan.«
Takšna oseba pogosto postane povezovalni člen med oddelki, pomaga pri sprejemanju odločitev in daje projektu zagon, ki ga ni mogoče nadomestiti zgolj s formalnimi vlogami ali tehničnim znanjem.
Ko projekt preide v produkcijo
Zaključek projekta ne pomeni konca sodelovanja. Po prehodu v produkcijo si ekipa pri zahtevnejših projektih zavestno rezervira čas za intenzivno podporo.
»Prve tedne smo praktično v stand-by načinu. Takrat se pokažejo realne potrebe in pričakovanja,« pojasnjuje Sebastjan Zemljak.
Ko se delovanje stabilizira, se komunikacija preseli v ustaljene kanale, vsebinske prilagoditve in nadgradnje pa ostajajo del sodelovanja. Rešitve niso »set and forget«, temveč se razvijajo skozi čas.
Projekti, ki ostanejo v spominu
Nekateri projekti ostanejo v spominu zaradi pravega sodelovanja na drugi strani.
Tatjana izpostavi primer iz zdravstva: »Imeli smo sogovornika, ki je rešitev vzel za svojo. Bile so zelo konkretne razprave in ogromno dobrih idej. Takrat projekt res gradiš skupaj.«
Podoben vzorec se je pokazal tudi pri naročniku iz bančnega sektorja, kjer je ekipa v treh mesecih prevzela projekt po nenadnem odhodu prejšnjega dobavitelja.
»Najprej stabilnost, potem izboljšave – in naročnik je to razumel,« pojasnjuje Tatjana. Pohvale so prihajale z različnih ravni organizacije, kar je bila jasna potrditev pravilne odločitve.
Delo, kjer imaš vpliv – in ekipo ob sebi
Člane ekipe najbolj veseli občutek, da lahko s svojim znanjem dejansko vplivajo na reševanje realnih izzivov naročnikov. »Najbolj zanimivo je, da se lahko s strankami pogovarjam in jim iščem rešitve,« pravi Sebastjan Zemljak.
Ekipa deluje v odprtem okolju z veliko komunikacije in dialoga.
»To ni tipičen IT oddelek, kjer je vsak tiho pri svoji mizi,« dodaja Nejc Kovačič.
Posebna pozornost je namenjena tudi uvajanju novih sodelavcev – postopno, ob podpori izkušenejših članov ekipe.
»Če so zagnani in radovedni, zelo hitro postanejo samostojni,« poudarja Tatjana Jaklič.
Zgodba ekipe poslovnih rešitev ni zgodba posameznikov, temveč način dela. InDoc EDGE je orodje, ki to podpira - ekipa pa razlog, da rešitve delujejo tudi v praksi.
